Cartella clinica: come richiederla, guida completa

Se hai letto questo articolo: “Richiesta cartella clinica perché è importante” avrai compreso senz’altro quali sono le caratteristiche essenziali della cartella clinica e perché è così importante per dimostrare un caso di malasanità.

In questo articolo vediamo ora come richiederla, nella pratica, e rispondiamo alle principali domande che vengono fatte da chi si imbatte per la prima volta in questo strumento o, semplicemente, è alla ricerca di ulteriori informazioni.

Cartella clinica: cos’è e a cosa serve

Ribadiamo, innanzitutto, che la cartella clinica ha una funzione importantissima e può fare la differenza per richiedere il risarcimento del danno.

La cartella clinica è un documento che funziona come un diario clinico dell’intervento medico e dei  relativi fatti clinici del ricovero di un paziente, dal suo ingresso alle sue dimissioni.

Tutti  i fatti devono essere annotati nella cartella clinica, conformemente al loro verificarsi, se non si vuole incorrere in sanzioni penali.

La cartella clinica rappresenta un atto ufficiale indispensabile a garantire la certezza degli avvenimenti.

Per queste ragioni la cartella clinica è anche lo strumento legalmente utile e valido per poter fondare una solida richiesta di risarcimento danni.

Quanto tempo vengono conservate le cartelle cliniche?

Le cartelle cliniche, unitamente ai relativi referti, vengono conservate illimitatamente dal momento che rappresentano un atto ufficiale indispensabile a garantire la certezza del diritto, oltre a costituire preziosa fonte documentaria per le ricerche di carattere storico sanitario.

La documentazione diagnostica assimilabile alle radiografie va conservata almeno 20 anni.

Il paziente ha certamente il diritto di chiedere e di ottenere in originale o in copia conforme tutta la documentazione, ivi compresa la cartella clinica concernete il rapporto di cura che lo ha riguardato.

Come richiedere la cartella clinica on line?

E’ possibile richiedere la cartella clinica anche on line attraverso il portale di riferimento della struttura presso cui è avvenuto il trattamento sanitario.

La richiesta può essere fatta anche per posta elettronica, indirizzandola alla Direzione Sanitaria o all’URP di riferimento della struttura accompagnata dalla copia di un documento di riconoscimento onde verificare la veridicità della richiesta.

Nel caso in cui il richiedente sia diverso dall’intestatario della cartella si dovrà fornire atto notorio che attesti il diritto di accesso alla cartella clinica.

Cartella clinica: quanto tempo occorre per una copia?

La nuova legge Gelli – Bianco  n. 24/2017, ha inserito una norma specifica per quanto riguarda i tempi di rilascio della cartella.

Stabilisce infatti la suddetta legge che la Direzione Sanitaria della Struttura pubblica o provata,  fornisce  la  documentazione sanitaria  disponibile  relativa  al  paziente,  preferibilmente   in formato elettronico; le eventuali integrazioni sono fornite, in  ogni caso, entro il termine massimo di trenta giorni  dalla  presentazione della suddetta richiesta.

Quanto si paga per ritirare la cartella clinica?

Ogni struttura sanitaria ha una propria regolamentazione per quanto riguarda i costi di rilascio della copia. L’accesso alla cartella ha un costo che varia da 15 a 20 euro copie della documentazione medica che verrà rilasciata.

Se si desidera poi ricevere la copia per posta raccomandata, bisogna versare il costo aggiuntivo per le relative spese di spedizione.

Chi può richiedere la cartella clinica in caso di decesso?

La richiesta di copia della  documentazione sanitaria può essere effettuata:

  • dal titolare, munito di carta di identità
  • da altra persona delegata munita di delega scritta, di un proprio documento d’identità e di un documento d’identità del titolare della cartella clinica, anche in fotocopia (D.P.R. 28.12.2000, n. 445, art. 38).

Casi particolari:

Paziente deceduto: la richiesta ed il ritiro devono essere effettuati dagli eredi con documento d’identità e dichiarazione di atto sostitutivo di notorietà.

Paziente minorenne: la richiesta deve essere firmata da entrambi i genitori, presentando i rispettivi documenti d’identità.  Se la richiesta viene presentata da un solo genitore, lo stesso deve consegnare la delega dell’altro.

Paziente incapace di intendere e volere: il richiedente dovrà certificare la qualità di rappresentante legale per provvedimento del Giudice (amministratore di sostegno, tutore o curatore), previa esibizione dell’atto di nomina – o di apposita dichiarazione sostitutiva di certificazione – e del documento di identità.

Come presentare la richiesta?

Mediante una richiesta scritta (vedi sotto fac simile) indirizzata alla Direzione Sanitaria della struttura (o all’Ufficio Cartelle Cliniche se presente):

  • per posta ordinaria
  • per email o posta elettronica certificata
  • a mezzo fax

La richiesta deve essere firmata e accompagnata dai seguenti documenti:

  • copia del documento d’identità dell’interessato e, in caso di delega, delega scritta e copia del documento d’identità del delegato

Cartella clinica: come richiedere una copia

Ecco un pratico fac simile per la richiesta di una copia della cartella clinica da compilarsi secondo il seguente modello:

Spett. le

 Azienda__________________

Indirizzo_________________

 

A mezzo   _____________

 

OGGETTO:          ISTANZA PER LA RICHIESTA DI CARTELLA CLINICA

Il/la sottoscritto/a  ______________________________,  nato/a a ________, il____________, CF:__________________,  munito/a di documento di identificazione: Carta di identità n. ___________rilasciata da__________________ in data________________,

residente in______________________ Via_________________N____ CAP____,

 consapevole delle responsabilità penali previste dal DPR 445/2000, e che i propri dati saranno trattati o possono essere oggetto di comunicazioni a terzi al fine di provvedere agli adempimenti di legge,

 CHIEDE

 in qualità di intestatario della documentazione richiesta

 (Oppure specificare:

 In qualità di genitore esercente la potestà genitoriale

 In qualità di tutore/curatore/amministratore di sostegno (allegare provvedimento)

 In qualità di erede (allegare autocertificazione)

 In qualità di legittimo richiedente)

  •  il rilascio di copia conforme della Cartella Clinica e di tutta la documentazione sanitaria (***) relativamente al seguente ricovero del sottoscritto/a (oppure specificare nome e cognome del soggetto di cui si chiede la documentazione):

 

Tipologia Ricovero : Ordinario/Day Hospital etc..

Periodo: dal_____al_________

Reparto:_____________

  •   Il rilascio di copia conforme su supporto elettronico dei seguenti esami (***):

 

_________________________

 

Con impegno sin d’ora a corrispondere i costi derivanti dalla presente istanza secondo le modalità che mi saranno indicate.

 Si specifica di voler ricevere la documentazione richiesta su supporto informatico ai seguenti indirizzi:

 E.mail___________________ o PEC____________________

 (Se si preferisce il cartaceo specificare l’invio a mezza posta presso l’indirizzo: specificare se residenza o un altro domicilio)

         

Luogo_______, data__________

 

Firma_________________

 

In caso di minore

Firma padre_________________  Firma madre _________________

 

Si allega copia del documento di identità

(di entrambi i genitori nel caso di minore)

 

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